Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Mijn Animatie Paspoort, hierna: "MAP", is een eenmanszaak gevestigd te IJsselstein en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99877759.

Contact: info@mijnanimatiepaspoort.nl en +31 6 82871751.

Volledig post- en/of bezoekadres: [aanvullen voordat deze privacyverklaring definitief wordt gepubliceerd].

Voor eigen administratie, contact, website, offertes, portfolio en particuliere MAP-trajecten is MAP verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat MAP bepaalt waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

Bij zakelijke opdrachten waarin een organisatie persoonsgegevens van deelnemers, cliënten, medewerkers of andere betrokkenen aanlevert, kan die organisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn en kan MAP als verwerker optreden. In dat geval worden de rollen en, waar nodig, een verwerkersovereenkomst vooraf vastgelegd.

2. Van wie verwerkt MAP gegevens?

MAP kan persoonsgegevens verwerken van:

• particuliere opdrachtgevers;
• deelnemers op wie een persoonlijke animatie betrekking heeft;
• contactpersonen bij organisaties, sponsors, partners en leveranciers;
• personen die in een verhaal, beeld, stemopname, script of animatie voorkomen;
• bezoekers die het contactformulier gebruiken of de website bezoeken;
• personen die toestemming geven voor portfolio-gebruik of sponsorvermelding.

3. Welke gegevens verwerkt MAP?

MAP verwerkt alleen gegevens die nodig zijn voor contact, voorbereiding, uitvoering, oplevering, administratie, toestemming of publicatie. Het kan gaan om:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie en andere contactgegevens;
• factuurgegevens, betaalstatus, offertegegevens, opdrachtgegevens en correspondentie;
• informatie uit contactformulieren, intakegesprekken, briefings, scripts, feedback en e-mails;
• persoonlijke verhalen, herinneringen, ervaringen, voorkeuren, doelen, wensen, context en andere inhoud die nodig is voor een animatie;
• foto's, beeldmateriaal, stemopnames, voice-overbestanden, portretkenmerken, namen, beschrijvingen en andere herkenbare elementen;
• gegevens over toestemming, intrekking van toestemming, portfolio-afspraken en sponsorvermeldingen;
• technische gegevens die nodig zijn voor website, formulierverwerking, beveiliging of digitale levering, zoals metadata, IP-adres of loggegevens wanneer een dienstverlener die verwerkt.

4. Bijzondere en gevoelige gegevens

Een persoonlijke animatie kan gevoelige informatie bevatten. Denk aan informatie over gezondheid, mentale gezondheid, herstel, kwetsbaarheid, geloof, afkomst, relaties, seksualiteit, levensgebeurtenissen of andere persoonlijke omstandigheden.

MAP verwerkt bijzondere persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het afgesproken doel en daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of een andere wettelijke uitzondering.

De deelnemer bepaalt in een persoonlijk traject zoveel mogelijk zelf wat wel en niet in het verhaal komt. MAP vraagt niet om meer gevoelige informatie dan nodig is om de animatie zorgvuldig te maken.

Bij zakelijke opdrachten moet de opdrachtgever ervoor zorgen dat deelnemers en andere betrokkenen goed zijn geïnformeerd en dat de verwerking rechtmatig is voordat gegevens aan MAP worden verstrekt.

5. Waarvoor gebruikt MAP persoonsgegevens?

MAP verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• plannen en uitvoeren van kennismaking, intake, briefing en overleg;
• maken van offertes, opdrachtbevestigingen en afspraken;
• ontwikkelen van script, beeldtaal, voice-over, muziekkeuze, conceptanimatie en definitieve animatie;
• afstemmen van feedback, revisies en oplevering;
• digitaal leveren van bestanden, bijvoorbeeld via een beveiligde link of gedeelde map;
• facturatie, administratie, belastingverplichtingen en debiteurenbeheer;
• vastleggen en beheren van toestemming voor portfolio, promotie of sponsorvermelding;
• beveiligen van systemen, bestanden en communicatie;
• behandelen van klachten, verzoeken of juridische vragen;
• verbeteren van de dienstverlening met geanonimiseerde of niet-herleidbare inzichten.

MAP gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

6. Rechtsgronden

MAP verwerkt persoonsgegevens op basis van een of meer van deze AVG-grondslagen:

• Overeenkomst: gegevens die nodig zijn om een aanvraag, offerte, opdracht, sponsorplek of animatietraject uit te voeren.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor bijzondere persoonsgegevens, gebruik van stem of portret, portfolio-publicatie, sponsorvermelding met persoonsgegevens of bepaalde AI-toepassingen.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld administratie, facturen en fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld normale bedrijfscommunicatie, beveiliging, bewijs van afspraken, behandeling van klachten en bescherming van rechten, zolang privacybelangen niet zwaarder wegen.

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht voor verwerking die al rechtmatig heeft plaatsgevonden.

7. Contactformulier, website en externe media

1. Het contactformulier op de website vraagt om naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer en bericht. De website gebruikt Netlify-formulierverwerking. Netlify kan technische gegevens verwerken die nodig zijn om het formulier veilig te laten werken.
2. De website gebruikt Google Fonts. Daarbij kan de browser van de bezoeker verbinding maken met servers van Google om het lettertype te laden.
3. De portfolio en voorbeeldsecties linken naar YouTube en gebruiken YouTube-thumbnailafbeeldingen. Als een bezoeker op een YouTube-link klikt of externe media laadt, gelden ook de privacyregels van YouTube/Google.
4. MAP gebruikt op dit moment geen advertentiecookies of marketingprofielen op de eigen website, voor zover uit de huidige website-inrichting blijkt. Als later analytics, tracking of cookies worden toegevoegd, moet deze verklaring worden bijgewerkt en moet waar nodig toestemming worden gevraagd.

8. Beeld, stem, verhaal en AI-tools

1. MAP kan werken met eigen voice-over, een door de deelnemer of derde ingesproken stem, of een AI voice-over als dat is afgesproken.
2. Een stemopname of herkenbare stem wordt alleen gebruikt met toestemming van de spreker. Een AI-stem die een echt persoon nabootst, wordt alleen gebruikt met uitdrukkelijke toestemming van die persoon.
3. MAP kan AI-tools gebruiken als hulpmiddel bij tekst, beeld, audio, voice-over, planning of productie. MAP probeert daarbij zo min mogelijk persoonsgegevens te gebruiken.
4. MAP voert geen persoonlijke verhalen, stemopnames, beelden of bijzondere persoonsgegevens in externe AI-tools in als dit niet nodig is voor de opdracht of als daarvoor geen passende afspraak of toestemming bestaat.
5. Projectgegevens worden niet gebruikt om eigen AI-modellen van MAP te trainen.
6. Als AI duidelijk relevant is voor het eindresultaat, bijvoorbeeld bij een AI voice-over of synthetische beeld-, audio- of videocontent, informeert MAP de opdrachtgever en waar nodig de deelnemer hierover.
7. Vanaf het moment dat wettelijke transparantieplichten voor AI-content van toepassing zijn, zal MAP AI-gegenereerde of gemanipuleerde content waar nodig passend kenbaar maken.

9. Delen met derden

MAP verkoopt persoonsgegevens niet. MAP deelt gegevens alleen als dat nodig is voor de dienstverlening, administratie, beveiliging, wettelijke verplichtingen of met toestemming.

Mogelijke ontvangers of verwerkers zijn:

• website- en formulierdienstverleners, zoals Netlify;
• e-mail-, opslag- en samenwerkingsdiensten, bijvoorbeeld voor communicatie en oplevering via Google Drive;
• boekhoud- of administratiediensten;
• voice-over-, muziek-, audio-, beeld-, video-, software- of AI-dienstverleners die nodig zijn voor productie;
• hosting-, beveiligings- en back-updiensten;
• juridische, fiscale of andere professionele adviseurs;
• overheidsinstanties als MAP wettelijk verplicht is gegevens te delen.

Met verwerkers maakt MAP passende afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking. Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebruikt MAP waar mogelijk passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

10. Sponsorplekken en privacy

1. Een sponsor krijgt geen persoonlijke informatie over de deelnemer en geen inhoudelijke invloed op het verhaal.
2. Bij een open sponsorplek kiest de sponsor geen deelnemer en geen doelgroep.
3. Bij een gerichte sponsorplek kan een doelgroep of thema worden afgesproken, maar de sponsor kiest geen specifieke deelnemer en ontvangt geen inhoudelijke gegevens over de animatie.
4. Naamvermelding van een sponsor gebeurt alleen zoals bij de sponsorplek is afgesproken. Als een sponsor een logo of naam aanlevert, verwerkt MAP die gegevens voor sponsorcommunicatie en administratie.

11. Portfolio en toestemming

1. MAP plaatst een persoonlijke animatie, herkenbare still, naam, stem of verhaal alleen in portfolio of promotie met voorafgaande toestemming.
2. Toestemming voor portfolio-gebruik is vrijwillig en kan worden geweigerd zonder gevolgen voor de opdracht.
3. Toestemming kan later worden ingetrokken via info@mijnanimatiepaspoort.nl. MAP verwijdert het materiaal dan binnen een redelijke termijn uit eigen online kanalen.
4. Intrekking kan niet altijd voorkomen dat materiaal dat eerder rechtmatig is gedeeld, bekeken, opgeslagen of door derden verspreid nog ergens zichtbaar is.
5. Bij zakelijke animaties kan portfolio-gebruik ook betrekking hebben op de naam van de organisatie, het project, de animatie of een casus. Dit wordt vooraf afgestemd.

12. Bewaartermijnen

MAP bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vraagt.

• Contactaanvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij eerder verwijderen passend is of langer bewaren nodig is voor opvolging.
• Projectbestanden en projectgegevens: standaard maximaal 6 maanden na definitieve oplevering, tenzij schriftelijk anders is afgesproken of langer bewaren nodig is voor een klacht, vervolgopdracht of juridische onderbouwing.
• Definitieve animatie en opleverbestanden: MAP is niet verplicht deze langer dan 6 maanden beschikbaar te houden. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor downloaden en bewaren.
• Facturen, offertes, betaalgegevens en administratie: zolang als nodig is voor wettelijke fiscale en administratieve verplichtingen, doorgaans 7 jaar.
• Portfolio-toestemming en bewijs daarvan: zolang het materiaal wordt gebruikt en daarna zolang als redelijk nodig is om toestemming, intrekking of afspraken te kunnen aantonen.
• Klachten en juridische correspondentie: zolang als nodig is voor afhandeling en bewijsvoering.

Na afloop van de bewaartermijn verwijdert of anonimiseert MAP gegevens waar dat redelijkerwijs mogelijk is.

13. Beveiliging

MAP neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, wijziging of openbaarmaking.

Voorbeelden zijn beperking van toegang, gebruik van beveiligde accounts, zorgvuldige opslag, vertrouwelijke omgang met bestanden, passende afspraken met dienstverleners en verwijdering van projectbestanden na afloop van de bewaartermijn.

Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Als zich een datalek voordoet, beoordeelt MAP wat nodig is en meldt MAP het lek waar wettelijk verplicht aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

14. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, binnen de grenzen van de AVG, het recht om:

• inzage te vragen in hun persoonsgegevens;
• gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking;
• gegevens over te dragen waar dataportabiliteit geldt;
• toestemming in te trekken als verwerking daarop is gebaseerd;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@mijnanimatiepaspoort.nl. MAP reageert in beginsel binnen 1 maand. Als een verzoek complex is, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

MAP kan vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren, vooral bij gevoelige verhalen, stem, beeld of bijzondere persoonsgegevens.

15. Minderjarigen en vertegenwoordiging

Als een animatie betrekking heeft op een minderjarige of iemand die niet zelfstandig toestemming kan geven, moet toestemming worden gegeven door een ouder, voogd, wettelijk vertegenwoordiger of andere bevoegde persoon.

Waar dat redelijk en passend is, betrekt MAP ook de persoon zelf bij keuzes over diens verhaal, beeld, stem en delen van de animatie.

16. Vragen, klachten en wijzigingen

Vragen over privacy kunnen worden gestuurd naar info@mijnanimatiepaspoort.nl.

Als iemand vindt dat MAP niet goed met persoonsgegevens omgaat, zoekt MAP graag eerst samen naar een oplossing. Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

MAP kan deze privacyverklaring wijzigen als de dienstverlening, wetgeving, gebruikte tools of werkwijze verandert. De nieuwste versie staat op deze website.